82 / 100

Организация и проведение онлайн мероприятий

Организация и проведение онлайн мероприятий стало актуальным трендом во время распространения короновирусной инфекции в 2020 году. Обычный формат мероприятий на некоторое время стал не возможен, но частным лицам и бизнесу все равно нужно было встречаться, что бы обсудить итоги проектов, назначить новые цели и поддерживать командный дух.

В этот момент на помощь пришла организация и проведение онлайн мероприятий. Это самый простой способ встретится с коллегами и друзьями в новой формате.

Какие мероприятия организуют онлайн?

В онлайн формате сейчас проводят:

Organizaciya-i-provedenie-onlain-meropriyatiya-1 Organizaciya-i-provedenie-onlain-meropriyatiya-2

Виды онлайн мероприятий:

Онлайн мероприятия обычно бывают 2-х видов. Трансляция и общение. Давайте рассмотрим подробнее.

Формат мероприятия – трансляция

В этом формате видео идет из одного источника. Это может быть рабочее место сотрудника(спикера) дома, или рабочее место сотрудника(спикера) в офисе. Спикер сидит перед ноутбуком, а все остальные слушают его и могут общаться в чате, который видно спикеру и всем слушателям. Там же можно задавать спикеру вопросы. Самая простая реализация данного формата – это трансляция на Youtube или соц. сетях например Facebook или Вконтакте. Такой формат мероприятия может реализовать обычно самый простой технический специалист, который работает в вашей компании

Формат – трансляция из студии

Продвинутый формат «трансляции» – это организация и проведение онлайн мероприятий студии. В студии будет поставлен хороший телевизионный свет, экраны. Спикер может показывать на экранах презентацию. Так же может быть несколько спикеров, один из которых будет ведущий-модератор, а остальные это ваши сотрудники , которые будут по очереди выступать. 

Студии бывают готовые, уже построенные под проведение онлайн мероприятий. Либо можно организовать студию с нуля, например в вашем офисе. Для этого мы привезем камеры, видео пультовую, декорации, экраны, звуковое и световое оборудование.

Так же популярно проведение формата «из студии» в виде телевизионной передачи. Например «Вечерний Ургант». В таком формате ведущий будет выступать в качестве Урганта (рассказывать новости, приглашать и интервьюировать гостей), а в качестве гостей будут выступать ваши сотрудники.

Для формата трансляция из студии нужно оборудование и персонал, который будет работать на этом оборудовании. Обычно компании не обладают такими техническими возможностями, поэтому мы предлагаем вам организовать и провести мероприятие в таком формате.

Формат мероприятия «Из студии» можно реализовать на тех же платформах. Трансляция на Youtube или соц. сетях например Facebook или Вконтакте.

Стоимость организации и проведения онлайн мероприятий из студии:

Стоимость такого формата под ключ начинается от 150 000 – 200 000 рублей. В эту стоимость входит:

Для того, что бы организовать простое мероприятие из студии, нужно 2-3 дня. Сроки обычно увеличиваются, если нужно готовить большое количество контента (видео заставки, брендинг экрана трансляции и т.д.)

Organizaciya-i-provedenie-onlain-meropriyatiya-3 Organizaciya-i-provedenie-onlain-meropriyatiya-4

Формат – трансляция с активностями

Если просто смотреть видео из студии сотрудникам будет довольно скучно, то есть еще один формат  организации и проведения онлайн мероприятия – это трансляция с активностями. Это может быть Квиз (Формат вопрос-ответ), Тесты и т.д. То есть мы даем людям возможность принимать участие в мероприятии.

Например: Начало мероприятия – вступительное слово от ведущего, далее выступает руководитель. После этого ведущий проводит Квиз, где просит всех, кто смотрит трансляцию ответить на 10-15 вопросов. Кто быстрее и правильнее отвечает на вопросы получает приз. После каждого вопроса на экране выводится таблица с количеством очков, которые набрали слушатели.

Такие добавления очень помогают разбавить мероприятие и не сделать его скучным. Плюс это помогает вовлечь сотрудников в происходящее, т.к. всегда было ошибкой сделать мероприятие в студии, там разместить ведущего, руководителей. Им будет весело, а про сотрудников, которые все это смотрят все никто не вспомнит.

Для трансляции с активностями и минимальными затратами, можно к обычной трансляции добавить приложение, в котором будут задавиться вопросы. Для этих задач подойдет приложение KAHOOT. То есть вы ведете трансляцию например в Youtube, а в телефонах у всех открыто приложение KAHOOT. И по команде спикера или ведущего, все отвечают на вопросы. 

Так же этот формат, можно реализовать с помощью специальных платформ. То есть ваши сотрудники будут заходит на определенную страницу в интернете (например сделаем такую страницу на вашем сайте). Экран будет разделен на 2 части, с одной стороны экрана будет видео трансляция, с другой стороны экрана будет чат и квиз.

Стоимость организации и проведения онлайн мероприятий из студии с активностями:

Стоимость такого формата под ключ начинается от 200 000 – 250 000 рублей. В эту стоимость входит:

Для того, что бы подготовить мероприятие из студии с активностями, нужно 1-2 недели, что бы подготовить вопросы и перенести их в платформу для мероприятия. 

ВАЖНЫЙ МОМЕНТ

Если на мероприятии планируется музыка (от диджея), то трансляция на бесплатных площадках невозможна, так как на них существует алгоритмы защиты авторских прав. И поэтому трансляции будут заблокированы за использование чужой музыки.

Есть 3 выхода из этой ситуации. 

Вариант №1: Можно поставить живой коллектив, кавер группу, которая будет играть музыку. Тогда алгоритмы не смогут музыку распознать.

Вариант №2: Надо организовать транслцию в программе для видеочата. Из известных программ – это ZOOM и Microsoft Teams. Там за использование музыки не блокируют.

Вариант №3: Использовать специальную платформу, для онлайн трансляций.

Organizaciya-i-provedenie-onlain-meropriyatiya-5 Organizaciya-i-provedenie-onlain-meropriyatiya-6
 

Формат мероприятия – «Общение»

Формат мероприятия «Общение» добавляет возможность сотрудникам не только смотреть видео, но и самим быть спикерами.

Для реализации такого формата уже нельзя использовать Youtube или соц.сети. Подойдут программы для видео связи типа ZOOM или Microsoft Teams. Либо использование специальной платформы для онлайн мероприятий.

Такой формат нужно использовать, когда у вас например много выступающих в разных местах. Или вы хотите во время мероприятия, что бы сотрудники между собой общались. Когда в мероприятии участвуют больше 50 человек, такой режим общения может превратится в «балаган». В этот момент нам на помощь приходят «комнаты» для общения.

Комнаты для онлайн мероприятия

Представьте например, что у вас 200 сотрудников, которых вы решили собрать вместе, что бы отметить день рождения компании. Изначально все собираются в одной, главной виртуальной комнате, где ведущий говорит приветственные слова и передает микрофон руководителю, который подводит небольшие итоги и поздравляет всех сотрудников. Далее ведущий предлагает сотрудникам на выбор несколько комнат, в которых они могут: 

К комнатам есть доступ у ведущего и когда будет происходит важное событие в главной комнате, он объявит, что все собираемся в главной комнате через 5 минут.

Такие сложные форматы с общением и комнатами делаются только через специализированные онлайн платформы.

Стоимость организации и проведения онлайн мероприятий с комнатами

Стоимость в основном зависит от количества комнат и количества людей. И начинается от 500 000 рублей. В эту стоимость входит:

Отличным кейсом онлайн мероприятия с общением был event Тони Роббинсона

 

Что в итоге

Многие руководители крупных компаний говорят, что формат «удаленки» теперь с нами навсегда. Что в новой реальности, для выполнения своей работы, не обязательно каждый день сидеть в офисе. Поэтому формат онлайн мероприятия будет актуален и после пандемии. 

Организация и проведение онлайн мероприятий. Плюсы и минусы

Плюсы

  1. Это дешевле. Вы экономите на месте проведения мероприятия. Т.к. онлайн платформа стоит дешевле, чем аренда ресторана или банкетного зала.
  2. Это проще в организации. Мероприятие можно организовать на несколько дней.
  3. Это новая реальность в которой можно попробовать новые форматы. Плюс такой формат подходит для молодого поколения, которое выросло рядом с гаджетами.

Минусы

  1. Это короткий формат. Больше 2-3 часов на таком мероприятии человек не выдержит.
  2. Ничто не заменит живое общение с друзьями и коллегами в неформальной обстановке.

 

Организация и проведение онлайн мероприятий

У компании КОМОШОУ одна из основых специализаций это организация и проведение онлайн мероприятий. У нас в штате самые лучшие технические специалисты, которые сделают все, что бы мероприятие прошло успешно. Наши подрядчики – это крупнейшие компании России и Европы.

Наша команда продюсеров и режиссеров разработает несколько вариантов организации и проведения онлайн мероприятий, что бы вы выбрали самый подходящие для вас варианты.